Veiligheidsintroductie trainingen Veiligheid in de praktijk (2)

Inleiding

Tijdens mijn werk als veiligheidskundige ben ik nauw betrokken bij het geven/verzorgen van veiligheidstrainingen en instructies. Dit artikel gaat specifiek over de veiligheidsintroductie voor (nieuwe) medewerkers, maar uiteraard kan dit veel breder getrokken worden.

Wettelijk is het verplicht om mensen voldoende te instrueren (artikel 8 Arbowet) omtrent gevaren en risico’s, dit komt voort uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (zie artikel 5 Arbowet).
Veel bedrijven pakken dit naar eer en geweten op, maar helaas is het effect in de praktijk vaak heel beperkt.

Verder nemen veiligheidsintroducties behoorlijke kosten met zich mee. Een middelgroot industrieel bedrijf (circa 500 man), welke veelvuldig van contractors gebruik maakt (stops, onderhoud, projecten e.d.), instrueert jaarlijks ongeveer vijftienhonderd mensen. Ervan uitgaande dat een contractor ongeveer 40 euro per uur kost en een instructie gemiddeld een half uur bedraagt, zijn de kosten ongeveer 30.000 euro per jaar.
De uren van de instructeur komen hier nog bij, zo’n 200 uur per jaar. Het totale kosten plaatje in de beschreven situatie ligt dan rond de 40.000 euro per jaar. Dat is veel geld als het rendement laag is.

Dit artikel beschrijft op hoofdlijnen hoe hier een positieve wending aangegeven kan worden.

Hoe ziet een goede veiligheidsintroductie eruit?

Een goede veiligheidsintroductie:

• Bevat een algemeen deel wat voor iedereen geldt (zoals persoonlijke
  beschermingsmiddelen, bedrijfsnoodorganisatie, regels e.d.);
• Bevat specifieke modules voor bijzondere werkzaamheden (zoals besloten ruimtes,
  heet werk, e.d.);
• Duurt niet meer dan 15 minuten;
• Wordt afgesloten met een toets van enig niveau (digitaal, middels vragen generator)
• Maximaal 2 herkansingen. Lukt het niet, dan wegsturen;
• Duidelijke en begrijpelijke taal voor de deelnemer;
• Is beschikbaar in een aantal talen (tenminste Nederlands, Engels en Duits).

Verder moeten mensen zich van te voren aanmelden en wordt de instructie iedere morgen twee keer gegeven. Alternatieve tijdstippen moeten formeel aangevraagd worden.
Op deze wijze wordt het proces beheerst en is de tijdsbelasting (en dus ook de kosten) zo laag mogelijk.

Hoe kan het efficiënter?

Introducties bestaan vaak uit een filmpje of presentatie waarna men een aantal vragen voorgeschoteld krijgt. Vaak zijn deze vragen van onvoldoende niveau of kwaliteit om de medewerker goed te kunnen toetsen en wordt het doel dus gemist.
Veel (toekomstige) medewerkers zien de veiligheidsintroductie als ballast omdat ze er al veel hebben gezien bij gelijksoortige bedrijven. De motivatie voor veiligheid tijdens het werken wordt hiermee dus niet bevorderd.

Met de moderne technieken van tegenwoordig bestaat de mogelijkheid om dit in ieder geval efficiënter op te pakken. De eenvoudigste manier is om een veiligheidsinstructiefilm te maken welke men op het eigen bedrijf of thuis vooraf kan bekijken. Mensen dienen aangemeld te worden waarna zij een code ontvangen om de film op internet te bekijken.
Dit heeft als bijkomend voordeel dat het minder zal voorkomen dat mensen onaangekondigd voor de poort staan, bovendien zijn ze beter voorbereid op hun eerste werkdag, ze hebben de veiligheidsinstructie immers al bekeken.
Op de eerste werkdag hoeft de medewerker alleen de toets te doen om vast te stellen of de instructie is overgekomen. Wanneer men de eerste keer zakt, is een herkansing mogelijk. Als men dan weer zakt is het niet mogelijk om die dag te komen werken. Aangeraden wordt om de film dan nog een keer te gaan bekijken en de volgende dag terug te komen om een laatste herkansing te doen. Als het dan weer niet lukt, volgt er een definitieve afwijzing.
Voor dyslectische mensen (met dyslectie-verklaring) kan het examen mondeling afgenomen worden.
De toetsing geschiedt digitaal. De begeleiding (toezicht bij de toetsing en begeleiding naar de werkplek) van de nieuwe medewerker dient door de betreffende contactpersoon (degene die het bedrijf/persoon heeft ingehuurd/aangenomen) verzorgd te worden.

Bovenstaande werkwijze is in ieder geval kosten besparend. De instructie wordt immers vooraf extern gegeven. Daarnaast is er geen aparte instructeur meer nodig omdat alleen de toets afgenomen hoeft te worden. Deze verantwoording ligt bij de persoon die de mensen inhuurt of aanneemt.
Daarnaast is het veel efficiënter. Als mensen in één keer slagen, kunnen ze snel aan het werk.

De efficiëntie kan nog verder verhoogd worden door de instructie tussentijds van vragen te voorzien. Deze vragen moeten ertoe leiden dat mensen de instructie gezien en begrepen hebben. Dit verhoogd de kans op slagen tijdens de eindtoets en voorkomt dat mensen onvoorbereid de toets gaan doen.

Kostenplaatje

Het opzetten van een systeem zoals hierboven beschreven staat is behoorlijk arbeidsintensief. Er moeten immers een goed draaiboek gemaakt worden (wat willen we). Daarnaast moeten er goede, maar ook voldoende (minimaal 150) vragen gemaakt worden. Tot slot komt het technische en organisatorische aspect om de hoek kijken. Denk hierbij aan het maken van korte filmpjes, het inrichten van de organisatie om toetsen af te nemen, het maken van de instructie e.d.

Het is moeilijk om een exacte prijs te noemen, dit is maatwerk en afhankelijk van de wensen van de klant. Over het algemeen levert het kostenbesparing op basis van efficiency-verbetering op. De investering wordt over het algemeen binnen twee tot drie jaar terugverdiend. Bovendien is het gemakkelijk om op veranderingen binnen de organisatie in te spelen omdat het systeem vrij eenvoudig is aan te passen. Zo blijft men altijd up tot date.

Proveiance kan u faciliteren in het bovenstaande proces.